Коли ви вперше відкриваєте Microsoft Word, ви можете відразу ж створювати документи. Додаток пропонує безліч вбудованих функцій і налаштувань за замовчуванням, які допоможуть вам створити точний тип документа, будь то професійний звіт для бізнесу або документ для школи.
Розблокуйте шпаргалку «Основні ярлики Microsoft Office» прямо зараз!
Це підпише вас на нашу розсилку
Введіть адресу електронної пошти
[] [] [] [] розблокування
Прочитайте нашу політику конфіденційності
Ви бачите корисні вкладки, кнопки та панелі інструментів. І за лаштунками Word піклується про правопис, граматику та інші виправлення для вас. Більшість людей просто починають друкувати і не думають про ці інструменти. Але ви можете поліпшити роботу з програмою, витративши кілька хвилин на налаштування цих параметрів.
1. Параметри правопису, граматики та перевірки
Зміна того, як Word обробляє орфографію та граматику, є відмінним першим кроком для налаштування програми відповідно до ваших потреб. Ці типи налаштувань знадобляться, щоб переконатися, що ви не пишете слова з помилками або використовуєте неправильну граматику. Але вони також можуть відволікати в деяких випадках.
Наприклад, ви можете працювати в компанії, яка використовує всі заголовні літери в імені або має ім'я, яке є комбінацією слів і цифр. Ви можете налаштувати параметри для цих типів ситуацій, щоб не бачити постійно індикатори помилок при створенні ваших документів.
Відкрийте Word на вашому комп'ютері з Windows для будь-якого документа. Виберіть File з меню, натисніть Options, а потім виберіть Proofing. Ви побачите всі варіанти виправлення орфографії та граматики. Деякі з них застосовуються до всіх наявних у вас додатків Microsoft Office, а інші - тільки до Word.
Відкрийте Word на вашому Mac з будь-яким документом. Виберіть Word у рядку меню, виберіть «Preferencs», потім клацніть «Правопис та граматика». Ви побачите багато параметрів, перелічених під орфографією та граматикою.
За допомогою наведеного вище прикладу для назви компанії ви можете встановити позначки, щоб ігнорувати слова у верхньому регістрі і ігнорувати слова з цифрами на обох платформах. Ви також можете увімкнути або вимкнути параметри перевірки правопису або граматики під час введення, позначки повторюваних слів та ігнорування адрес Інтернету і шляхів до файлів.
Не поспішайте, щоб прочитати кожен параметр для тих, кого ви дійсно хочете використовувати, і тих, які ви бажаєте не використовувати.
Крім того, якщо ви натиснете кнопку «Параметри», ви можете увімкнути або вимкнути багато додаткових параметрів граматики, таких як використання заголовних літер, використання коми, сленг і надлишковість. Це також корисна область для перегляду налаштувань, які підходять саме вам.
У Windows кнопка знаходиться в розділі «Виправлення орфографії та граматики в Word», а на Mac - під «Граматика».
2. Параметри заміни
Як і параметри орфографії та граматики, тут є функція автозаміни, яка допоможе вам уникнути помилок у ваших документах. Але, як ми бачили багато разів, автозаміна не завжди правильна, коли мова йде про те, що ми дійсно намагаємося сказати.
Якщо назва вашої компанії починається з двох заголовних літер, типово її буде автоматично виправлено до першої літери як заголовної. Це, як і інші наші приклади з назвою вашої компанії, може відволікати і навіть посилювати при створенні документів.
З іншого боку, ви можете захотіти виправити певні речі для вас. Наприклад, зручно використовувати величезні літери днів тижня і перші літери речень. Ось як налаштувати ці параметри як у Windows, так і в Mac.
У Word Windows виберіть «Файл» з меню, клацніть «Параметри», а потім виберіть «Перевірка». Натисніть кнопку заміни у верхній частині вікна.
У Word на Mac виберіть Word у рядку меню, виберіть «Параметри», а потім виберіть пункт «Автозамена».
У спливаючому вікні ви можете увімкнути або вимкнути вищевказані типи параметрів автозаміни, встановивши позначку. Ви також можете створювати винятки з наявних правил, натиснувши кнопку «Виключення». Це ідеальне місце, щоб вказати назву компанії двома заголовними літерами, тому що Word буде ігнорувати це як помилку в майбутньому.
Клацніть «Виключення» та перейдіть на вкладку «Початкові літери». Введіть слово, яке ви хочете, щоб Microsoft Word ігнорував, яке містить дві заголовні літери на початку. Ви також можете переглянути вкладку «Перша літера» для пошуку вбудованих винятків з правил і додати додаткові відомості на вкладці «Інші виправлення». Натисніть кнопку Гаразд, коли закінчите.
Повернувшись на головний екран автозаміни, в нижній частині вікна можна переглянути існуючі заміни і додати свої власні. Перелічуються такі речі, як спеціальні символи, емоційки та слова з помилками, які автоматично змінюються при введенні. Ви можете додати до списку або вилучити те, що вам більше не потрібно.
3. Панель швидкого доступу
Панель швидкого доступу знаходиться в лівому верхньому куті вікна Word. Він призначений для швидкого доступу до необхідних інструментів, як випливає з назви. Так що знайдіть час, щоб налаштувати цю панель інструментів, оскільки вона заощадить вам масу часу пізніше.
Типово, панель інструментів містить такі кнопки, як Зберегти, Скасувати і Повторити. Але якщо ви використовуєте різні інструменти набагато частіше, то краще замість цього помістити їх у це зручне місце. Таким чином, ви можете виконати необхідні швидкі дії одним клацанням миші.
У Windows виберіть «Файл» з меню, клацніть «Параметри» і виберіть «Панель швидкого доступу».
На Mac виберіть Word у рядку меню, виберіть «Параметри» та виберіть пункт «Стрічка та панель інструментів». Натисніть кнопку панелі швидкого доступу у верхній частині вікна.
У області налаштування панелі швидкого доступу елементи ліворуч - це команди, які ви можете використовувати, а праворуч - ті, які зараз знаходяться на панелі інструментів. Ви можете вилучити дію з панелі інструментів, вибравши її і натиснувши стрілку Вилучити в центрі. Щоб додати дію, виберіть її ліворуч і натисніть кнопку «Додати» в центрі.
Ви можете вибрати «Популярні команди» або клацнути список, що розкривається, щоб побачити повний список дій, які існують на вкладках Word. Тому, можливо, ви часто використовуєте інструменти «Знайти», «Відкрити», «Зберегти як» і «Додати гіперпосилання». Клацніть ліворуч і додайте їх праворуч. Натисніть кнопку Гаразд, коли закінчите.
Якщо ви коли-небудь захочете повернутися до команд за замовчуванням, знову відкрийте параметри панелі швидкого доступу. Потім у Windows внизу вікна в розділі «Параметри» натисніть кнопку «Скинути», а потім «Скинути тільки панель швидкого доступу». На Mac натисніть кнопку «Параметри» (значок шістки) і виберіть «Скинути тільки панель швидкого доступу».
4. Подача
Стрічка в Word - це ще одне місце, яке ви повинні розглянути для налаштування. Подібно до панелі швидкого доступу, ви хочете, щоб дії, які ви використовуєте найчастіше, у вас під рукою.
За замовчуванням у Word є вкладки у верхній частині об'єктів, таких як Будинок, Вставка, Малювання, Дизайн та Перегляд. Але якщо ви ніколи не використовуєте вкладки Draw або Design, чому вони займають місце?
У той же час, можливо, на вкладці «Головна» є команди, які ви хотіли б використовувати в порядку, який ви вважаєте більш корисним. Ці типи параметрів призводять до більш продуктивного використання Word.
У Windows виберіть «Файл» з меню, клацніть «Параметри» і виберіть «Налаштувати стрічку».
На Mac виберіть Word у рядку меню, виберіть «Параметри» та виберіть пункт «Стрічка та панель інструментів». Натисніть кнопку стрічки у верхній частині вікна.
Як і у налаштуваннях панелі швидкого доступу, вікно налаштування стрічки містить команди ліворуч, а дії, які використовуються зараз, - праворуч. Перемістіть їх у стрічку або стрічку за допомогою кнопок зі стрілками «Додати» та «Видалити» в центрі.
- Щоб налаштувати вкладки, які ви бачите у верхній частині, просто встановіть або зніміть позначки на правій стороні.
- Щоб переглянути команди на кожній вкладці, виберіть знак плюс (Windows) або стрілку (Mac) поруч із вкладкою, а потім наступні індикатори для кожного набору команд.
- Щоб змінити порядок вкладок або команд, виберіть їх і використовуйте стрілки праворуч для пересування вгору або вниз у Windows. На Mac виділіть та перетягніть елементи, щоб змінити їх порядок.
Для більш детального ознайомлення з налаштуванням стрічки Microsoft Word у Windows ознайомтеся з нашим докладним керівництвом.
5. Рядок стану
Рядок стану, розташований внизу вікна Word, є останнім місцем, яке, швидше за все, ви не зачепите в налаштуваннях. Однак ця панель містить багато корисної інформації, тому варто витратити час на її налаштування.
Наприклад, якщо ви постійно перевіряєте кількість слів або перемикаєте перегляд макета Word, ви хочете, щоб ці інструменти були легко доступні. Крім того, вам ніколи не знадобиться інструмент для запису макросів або вертикальне положення сторінки, тому ви можете видалити їх.
У Windows клацніть правою кнопкою миші на рядку стану, а на Mac клацніть правою кнопкою миші або утримуйте клавішу Control і клацніть на ній.
Коли з'являється меню, ви просто перевіряєте елементи, які ви хочете показати в рядку стану. Ви побачите, що ця панель оновиться автоматично, коли ви позначите і знімете галочку з різних параметрів.
Зміни в параметрах Word за замовчуванням можуть бути хорошими
Якщо ви витратите час на перегляд параметрів Параметри програми, яку ви регулярно використовуєте, ви можете здивуватися, наскільки краще ви можете зробити його. Змінюючи такі дрібниці, ви можете працювати більш ефективно.
