В процессе хозяйственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя может возникать необходимость выдачи финансов подотчетным лицам – работникам или иным лицам, перечень которых прописан в локальном нормативном акте. Траты по данным авансам обязательно должны быть связаны с хозяйственной деятельностью юридического лица или ИП. Фиксация такого вида расходов в учете производится путем оформления авансового отчета. Как его составить и провести – читайте далее.
Особенности и сроки составления документа
Документ в виде авансового отчета составляется:
- По окончанию периода, указанного в заявлении на получение средств под отчет.
- Если дата окончания срока, на который выдавались финансы, истекла в период нахождения лица на больничном или в отпуске, отчет проводится сразу по возвращению работника.
- Если средства выдавались на траты в период командировки – отчет производится сразу после возвращения из последней.
Проводя авансовый отчет, необходимо указать:
- Размер выданных под отчет финансов.
- Объем фактически понесенных трат.
- Излишек или перерасход денег, если таковые имеются.
На документе присутствуют визы собственно подотчетного лица, бухгалтера (или иного лица, выполняющего его функции), главного бухгалтера и директора – при наличии таковых.
Отражение операции в 1С
Работая в программе 1С, проведение авансового отчета происходит в результате следующих этапов:
- Запустив программу, переходите во вкладку кассы (для версии 8.2) или к блоку банка и кассы (если перед пользователем версия программы 8.3).
- Далее кликаете необходимый вам документ – авансовый отчет. Создаете новый документ.
- Первым шагом является указание собственно подотчетного лица. Данный сотрудник указывается в одноименном поле, куда пользователь “вытаскивает” его из справочника физических лиц. При работе с версией 8.2 подотчетное лицо вносится в строку “Физ. лицо”.
- Далее указываете документ, отражающий способ выдачи финансов подотчетному лицу. Для этого, нажав клавишу добавления, выбираете один из трех вариантов:
- Списание с расчетного счета – в случае перечисления средств со счета предприятия или ИП на карту подотчетника.
- Выдача наличных – в случае передачи наличных средств на основании расходного кассового ордера.
- Выдача денежных документов предполагает предоставление лицу ранее оплаченных бумаг (марок, авиабилетов и пр.).
- Если финансы выдавались несколькими способами, последовательно выбираете их (в пределах одного документа).
- Рассмотрим проведение отчета по итогу выданных наличных средств. Программа автоматически переводит пользователя к перечню расходных ордеров, сформированных по указанному работнику.
- Работая в версии 8.2, израсходованную фактически сумму пользователь может сразу внести в графу “Выдано”. Далее отражаются понесенные траты в соответствии с предоставляемыми документами. Так приобретение товаров находит отражение в одноименной вкладке, в то время как траты по полученным услугами вносятся в раздел прочего.
- В версии 8.3 необходимо сразу перейти ко вкладке прочего или товаров. Добавляя последовательно строки (нажимая одноименную клавишу) вносите все траты в соответствии с отчетом. В каждой строке заполняете графы – вид документа и его номенклатуру, сумму по документу, а также счет затрат, на который будут отнесены указанные расходы.
- Заполнение данных о приложенных документах (в левой нижней части экрана) проводится на основании фактического количества прилагаемых подтверждающих документов. Количество листов соответствует числу листов, на которые приклеены подтверждающие траты бумаги.
- Проводите документ.
- Распечатываете авансовый отчет, подписываете его и ставите печать.
Сформированные по операции проводки
Формирование проводок соответствует этапам работы с подотчетными средствами.
- Выдача финансов сотруднику под отчет – Дт71 – Кт50.
- Принятие к учета полученных товаров и/или услуг (момент составление авансового отчета) Дт26 (10, 20 08 или 44 – в зависимости от приобретенных товаров или услуг) – Кт71.
- Остаток финансов отразится по Дт50- Кт71. Перерасход средств с выдачей оных сотруднику пройдет по Дт71 – Кт50.
Если имело место перечисление подотчетных средств на корпоративный банковский пластик.
- Выдача денег отражается Дт55 – Кт51 (или 52).
- Выдача сотруднику наличных под отчет формирует Дт71 – Кт55.
- Списание финансов без подтверждения первичными бумагами – Дт73 – Кт55.
- Возврат работником остатка средств – Дт50 – Кт73.
- Удержание из заработной платы денег, израсходованных в личных целях производится по Дт70 – Кт73.
- Отражению не возвращенных средств в установленный срок соответствует проводка Дт94 – Кт71. Если производится удержание средств, возврат которых не был произведен в установленный срок, запись будет Дт70 – Кт94.